Mietverwaltung mit Excel oder mit Software? Ein ehrlicher Vergleich für private Vermieter

Stand: Oktober 2026 · von Michael Plangger

Für eine bis drei Wohnungen ohne Nebenkostenabrechnung reicht Excel oft aus. Sobald Sie jeden Monat Zahlungen kontrollieren, Mahnungen schreiben, Nebenkosten abrechnen oder Mietzinse an den Referenzzinssatz anpassen, spart eine Mietverwaltungs-Software Zeit und vermeidet Fehler. Achten Sie dabei auf Schweizer Mietrecht, Datenschutz, Backup und die Kosten über mehrere Jahre.

Wann Excel reicht

Excel (oder eine andere Tabelle) ist gratis bzw. schon vorhanden, und viele Vermieter kennen es. Es reicht in der Regel, wenn:

• Sie ein bis drei Mietobjekte vermieten,
• die Nebenkosten pauschal vereinbart sind oder jemand anders sie abrechnet,
• die Mieter zuverlässig per Dauerauftrag zahlen,
• Mieterwechsel selten sind.

Dann genügt eine Liste mit Mietobjekt, Mieter, Mietzins und Zahlungen. Eine passende Vorlage finden Sie im Ratgeber Mieterspiegel erstellen.

Wo Excel an Grenzen stösst

• Monatliche Sollstellung: Jeden Monat muss jemand eintragen, was geschuldet ist – und mit dem Kontoauszug vergleichen.
• Teilzahlungen und Rückstände: Wer zahlt zu wenig, wer zu spät, welcher Monat ist noch offen? In einer Tabelle verliert man schnell den Überblick.
• Mahnungen: Briefe mit Name, Adresse und Betrag müssen von Hand geschrieben werden; ein Verlauf fehlt.
• Dokumente: Mietvertrag, Kautionsbestätigung und Protokolle liegen in Ordnern oder in verschiedenen Dateien.
• Referenzzinssatz: Für jede Mietzinsanpassung muss die Mietzinsbasis jedes Vertrags gesucht und von Hand gerechnet werden.
• Mieterspiegel mit Stichtag: Wer wohnte am 31. Dezember wo, zu welchem Mietzins? Bei Wechseln im Jahr wird das mühsam.

Dazu kommt: Eine Formel ist schnell überschrieben, und niemand merkt es.

Checkliste: Was eine Mietverwaltungs-Software können sollte

1. Liegenschaften, Mietobjekte, Mieter und Verträge übersichtlich erfassen
2. Mieterspiegel mit Stichtag, Leerständen und Summen
3. Monatliche Sollstellung der Mieten aus den Verträgen
4. Zahlungen erfassen, offene Beträge pro Mieter
5. Zahlungserinnerung und Mahnung mit Vorlagen
6. Mietkautionen mit Bank, Betrag und Status
7. Kündigungstermine und Fristen im Blick
8. Referenzzinssatz und Teuerung: Richtwert für Anpassungen
9. Nebenkostenabrechnung – falls Sie Akonto-Zahlungen haben
10. Dokumente (Scans, Fotos, PDF) pro Mietvertrag ablegen
11. Export (z. B. CSV für Excel oder den Treuhänder) und Druck als PDF
12. Backup, das Sie selbst speichern und wieder laden können

Achten Sie auch darauf, dass die Software das Schweizer Mietrecht kennt (amtliche Formulare, Referenzzinssatz, Art. 257d OR) und Beträge in CHF rechnet.

Abo oder Einmalkauf?

Viele Programme kosten eine monatliche oder jährliche Gebühr, andere werden einmal gekauft. Vergleichen Sie die Kosten über fünf Jahre:

• Abo: Monatspreis × 60 bzw. Jahrespreis × 5 – dazu kommen oft Zusatzfunktionen oder mehr Objekte.
• Einmalkauf: Kaufpreis plus allfällige Zusatzmodule – und die Frage, was spätere Updates kosten.

Zum Vergleich unsere eigenen Preise: VermieterNavi kostet mit der Lizenz Privat einmal CHF 390. Zusatzmodule kaufen Sie nur, wenn Sie sie brauchen – z. B. die Nebenkostenabrechnung für CHF 290. Fehlerkorrekturen und die Nachführung von Referenzzinssatz und Landesindex sind innerhalb der Hauptversion 1.x kostenlos; eine künftige neue Hauptversion kann kostenpflichtig sein. Alle Preise finden Sie unter Preis.

Cloud oder eigener Computer?

Mieterdaten sind Personendaten – als Vermieter sind Sie für ihren Schutz verantwortlich. Bei einem Online-Programm sollten Sie wissen, wo die Daten gespeichert werden. Bei einem Programm auf dem eigenen Computer ist ein regelmässiges Backup Pflicht: Geht der Computer kaputt und es gibt keine Sicherung, sind die Daten weg.

Umstieg von Excel: So gehen Sie vor

1. Stichtag wählen: am besten einen Monatsanfang, z. B. den 1. Januar.
2. Grunddaten erfassen: Liegenschaft, Mietobjekte, Mieter, Verträge mit Mietzins, Nebenkosten und Mietzinsbasis.
3. Offene Beträge übernehmen: Was am Stichtag offen ist, als Belastung beim Mieter eintragen.
4. Kautionen und Dokumente: Kautionen erfassen, Mietverträge und Bankbestätigungen einscannen.
5. Excel-Datei aufbewahren: als Archiv für die Zeit vor dem Stichtag.

Fragen Sie vor dem Kauf, ob und wie ein Programm Ihre bisherigen Daten übernehmen kann. Ein ehrliches Wort zu VermieterNavi: Die App kann keine Excel-Listen importieren. Sie erfassen Ihre Daten mit dem Einrichtungs-Assistenten; frühere Mieter und bereits bezahlte Monate lassen sich nachträglich nachführen. Hinaus geht es dagegen einfach: Mieterspiegel und weitere Listen exportieren Sie als CSV für Excel. Auf Wunsch helfen wir bei Einrichtung oder Datenübernahme nach Aufwand (CHF 120 pro Stunde).

Was Ihnen auch eine Software nicht abnimmt

• Zahlungen prüfen: Die Zahlungen vom Kontoauszug tragen Sie weiterhin selbst ein – in VermieterNavi per Klick, mit dem Zusatzmodul QR-Einzahlungsscheine auch über die Referenz.
• Rechtliche Schritte: Mietzinserhöhungen und Kündigungen durch den Vermieter brauchen das amtliche Formular des Kantons. Eine Software liefert Richtwerte und Termine, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
• Gute Daten: Was falsch erfasst ist, wird auch falsch gerechnet. Nehmen Sie sich bei der Einrichtung Zeit für Mietzinsbasis, Nebenkosten und Kündigungsfristen.
• Backup: Auch das beste Programm schützt nicht vor einem defekten Computer ohne Sicherung.

Mit VermieterNavi

VermieterNavi ist für private Vermieter mit etwa 1 bis 50 Mietobjekten gedacht, die heute mit Excel oder Papier arbeiten. Es läuft als eine Datei im Browser (Chrome oder Edge, Windows und Mac), ohne Internet und ohne Konto; die Daten bleiben auf Ihrem Computer, ein Backup speichern Sie mit einem Klick, und die App erinnert Sie daran.

Enthalten sind Mieterspiegel, Mieteingänge mit offenen Mieten, Zahlungserinnerung und Mahnung, Mieterakte mit Dokumenten, Mietkautionen, Referenzzins-Rechner und Jahresübersicht. Nicht enthalten sind Mietvertragsvorlagen und amtliche Formulare; die App ersetzt keine Rechtsberatung. Mehr unter Funktionen.

Häufige Fragen

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